Chọn gói chữ ký số thế nào cho đúng? Kinh nghiệm từ thực tế

Là một công ty hỗ trợ vận hành cho SME và Solo founder, oBacker thường xuyên được hỏi về việc chọn gói chữ ký số. Sau nhiều năm hỗ trợ khách hàng, chúng tôi rút ra được một số kinh nghiệm thực tế để chia sẻ.

Tại sao nên có 2 loại chữ ký số?

Thay vì chỉ dùng một loại, chúng tôi khuyến nghị khách hàng nên kết hợp 2 loại chữ ký số để tối ưu hóa hiệu quả công việc:

1. Chữ ký số USB Token

Ưu điểm:

Sử dụng được cho nhiều mục đích khác nhau
Dễ dàng chuyển giao giữa các nhân viên trong công ty
Khi đi công tác xa, người ở lại văn phòng vẫn có thể backup xử lý công việc

Nhược điểm:

Hơi lỉnh kỉnh, dễ quên mang theo
Nếu để quên ở công ty mà cần gấp (đặc biệt là xuất hóa đơn) thì dễ mất tiền vì bị phạt vi phạm thuế.

2. Chữ ký số từ xa (Remote Signing)

Ưu điểm:

Cài app trên điện thoại, đi đâu cũng mang theo
Xuất hóa đơn, ký tài liệu bất cứ lúc nào
Không lo quên hay mất

Nhược điểm: Một số cổng thông tin chính phủ, một số chức năng của chữ ký số USB (token) chưa hỗ trợ cho chữ ký số từ xa.

Kết hợp 2 loại = Giải pháp hoàn hảo

Chi phí để có thêm chữ ký số thứ 2 hoàn toàn không đáng kể so với lợi ích mang lại. Bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc không thể ký tài liệu quan trọng nữa.

Nên mua gói bao nhiều năm?

Khuyến nghị: 3 năm

Tại sao không phải 1 năm?

Chữ ký số 1 năm thường khoảng 1.8 triệu/năm
Chữ ký số 3 năm chỉ khoảng 2.5 triệu → Tiết kiệm được khá nhiều
Mỗi lần gia hạn sẽ gây gián đoạn hoạt động công ty. Với 3 năm, bạn chỉ phải làm thủ tục gia hạn 1 lần thay vì 3 lần.

Tại sao không phải 5 năm?

Công nghệ và quy định pháp luật về chữ ký số thay đổi liên tục
5 năm là quá dài, tiềm ẩn nhiều rủi ro về tính tương thích
3 năm là khoảng thời gian vừa đủ để cân bằng giữa chi phí và rủi ro

Lời khuyên từ oBacker

Việc lựa chọn đúng gói chữ ký số không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn không bị gián đoạn. Đặc biệt với các Solo founder và SME, sự linh hoạt trong việc ký tài liệu, xuất hóa đơn là vô cùng quan trọng.

Ở oBacker, chúng tôi không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ mà là bạn đồng hành thực sự của bạn. Những lời khuyên chúng tôi đưa ra đều là best practice từ kinh nghiệm thực tế - bởi vì chúng tôi chính là những người đã đi trước, đã trải qua những khó khăn và rút ra bài học.

Chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm của chính mình, từ những lần phải lên công ty lúc 10h đêm vì có tài liệu cần ký gấp hay khách hàng thanh toán lúc 9h tối, đến việc tối ưu chi phí qua nhiều năm vận hành. Đó chính là lý do tại sao những lời khuyên từ oBacker luôn thiết thực và áp dụng được ngay.

Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn về chữ ký số hoặc các dịch vụ vận hành khác như kế toán, payroll, pháp lý, hãy liên hệ với oBacker. Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm "máu" để giúp bạn tránh được những sai lầm không cần thiết.

oBacker - Bạn đồng hành tin cậy, chia sẻ kinh nghiệm thực tế cho SME và Solo founder